Slik organiserer du filer
Share
Når du utvikler et system for å håndtere papirinnstrømning, er det lett å holde kontrollen. Se hvordan du organiserer filer og viktige dokumenter, pluss lære de gode vanene som vil hjelpe deg med å tampe papirtigeren, permanent.
Oppdatert: 17. februar 2017 Lagre Pin FB Sentral i-boks Oppgi ett sted for alle innkommende papir - post, kvitteringer, skolepapir, flygeblad, alt. En enkelt stabel, selv om den's sizable, slår flere mindre svampe opp rundt huset.
Handlingsfil Gå gjennom din boks daglig for å trekke ting som trenger oppmerksomhet. Sorter dem etter hastighet i en tredelings "handlingfil". Hold filen åpen så du'Jeg husker å sjekke det ofte.
Avfallsstasjon Hold en shredder, resirkuleringsboks og søppelbøtte i rekkevidde slik at du kan kaste uønsket papir så snart det kommer inn i huset, før det treffer i-boksen.
Arkivskap Hvis rommet tillater det, ha et arkivskap for papirer som ikke gjør det'Jeg trenger ikke handling, bare arkivering. Hvis ikke, samle papirer til fil i en lett tilgjengelig boks eller mappe. Overfør dem til langsiktig lagring, hvor som helst, månedlig.
Organiser viktige papirer
Arrangør Charlotte Steill of Simply Put Organizing har et slank system for å identifisere, lagre og håndtere papirer som trenger oppmerksomhet, alt om bare få minutter om dagen:
1. Opprett en handlingsfil Bestem hvilken type tredelt filbeholder som passer din organisasjonsstil og ledig plass. Merk avsnittene "Gjør nå", "Gjør senere" og "Venter".
Tips: Systemet du setter opp for handlingspapirene dine - en trekkspillfil, trådbords sorterer, stabelbare skuffer, fargede mapper - bør samsvare med arkivstilen din. Hvis du'du er en piler, du trenger en visuell påminnelse om å håndtere papirer. Klare plaststablere fra en kontorforsyningsbutikk viser deg når du må gjøre noe på hver kategori. Hvis du'er en fil, du liker alt på plass med minimal visuell rot. En stasjonær filboks utstyrt med tre merkede mapper holder handlinger i nærheten, men ser pent ut.
2. Sorter innboksen For hvert element i innboksen, spør deg selv, Hva er den neste handlingen som må skje, og når? Svaret vil be deg om å legge det inn i en av kategoriene:
- "Gjør nå" inneholder alt du trenger for å handle i neste uke. Eksempler: regninger for å betale, tillatelser, festinvitasjoner med RSVPs
- "Do later" inneholder elementer du planlegger å opptre innen de neste tre månedene. Eksempler: ferieflyvere, et refinansieringstilbud fra din bank, en katalog som inneholder noe du planlegger å kjøpe
- "Venter" inneholder alt du venter på svar på. Eksempel: Kvittering for et postordre kjøp som har'Ikke kommet
Alt annet i innboksen din er sannsynligvis et arkiv eller referansepapir. Arkivpapir, for eksempel kontoutskrifter, tilhører arkivskapet. Ingen hjemmekontor? Skjul et arkivskap under en stoffdrapet konsoll i din stue eller spisestue. På skattetid gjør det mulig for det kommende året's papirer ved å flytte gamle dokumenter til en trekkspill fil; flytt deretter filen til ekstern lagring.
3. Vedlikehold handlingsfilen din "Tenk på dette som en levende, pustende ting, som en fisk, som må pleies hver dag," sier Steill. Her's hvordan du følger med innkommende papirer og de som venter i handlingsfilen din, slik at ingenting faller gjennom sprekkene:
- Hver dag eller to: Sorter papir fra innboksen til handlingsfilen. Åpne også Do Do-filen din og ta rask handling på de mest tidsfølsomme elementene.
- En gang i uken: Gå til Do Do Later-filen og ta hva som helst handlinger du kan, flytte gjenstander til andre filer i systemet eller til papirkurven. Pek på Venter og følg opp etter behov. Når gjenstander løser seg, resirkulerer du papiret eller stiller det til side for langtidslagring.
- En gang i måneden: Flytt arkivpapir til din langsiktige lagringsløsning.
File Diverse Papers
Don'Ikke la alle de forskjellige papirene du vil lagre, tette inn i boksen eller stable opp rundt huset. Hold dem hendige, men ute av syne med disse ideene.
Artikler du vil lese Hold en dokumentkuvert i bilen eller posen slik at du kan lese mens du venter.
Inspirasjon og referansesider fra magasiner Lagre disse sidene i en akkordfilmappe med etiketter for hver kategori, for eksempel å dekorere inspirasjon eller middagsideer.
Kuponger og kvitteringer Oppbevar en kupong lommebok med dividers i vesken eller bilen din.
Kid's kunst og skolearbeid En lidded boks på en hendig hylle er perfekt for oppbevaring av barn's skolearbeid. Samle daglige papirer her når du bestemmer om de're keepers.
Instruksjonsbøker og garantier Oppbevar denne informasjonen i samme rom som varen, i en magasinholder hvis du lagrer flere manualer. Stift kvitteringen og garantikortet på dekselet.
Mer for deg
Organiser viktige papirer + regninger
Handle hjemmekontor lagring
Beskytt viktige dokumenter
Oppdater metallskap med maling
Lag en kommando-sentralbinder
