The Uber Family Reunion En planlegging sjekkliste

En månedlig veiledning for å hjelpe familien med å lage en stor familiegjenforening.

Oppdatert: 17. februar 2017 Lagre Pin FB

Store familiegjenforeninger er fantastiske anledninger designet for å feire din familie's langvarige arv og tradisjoner, og din familie's fremtid. Disse typer gjenforeninger spenner vanligvis over flere generasjoner, og inkluderer fjerde og femte kusine, kanskje enda mer.

Hvis du'Planlegger en stor familiegjenforening, den'Det er en god ide å begynne å måle interessen og samle kontaktinformasjon mer enn et år i forveien. Enda viktigere: Samle et slektslag som hjelper deg med å koordinere denne store begivenheten og alle tingene som går med det. Her's en sjekkliste for å hjelpe deg og din familie i gang!

12-18 måneder før

Lag en adresseliste. Start en database med adresser, telefonnumre og e-postadresser som du kan legge til og oppdatere, slik at du kan få ordet ut. Vurder å starte en "gruppe" online på Yahoo eller på Hotmail, slik at du enkelt kan holde kontakten.

Bestem interessen til familiemedlemmer. Send ut en familieundersøkelse (via e-post eller post) for å finne interesse for et gjenforening, få en ide om hvor mange som kan delta, bestemme datoer, steder og finn ut hva deres ide om den perfekte gjenforeningen kan være.

11-12 måneder før

Formgjenforeningskomiteer.

• Nettstedskoordinator for å sette opp innkvartering
• Kasserer for å holde oversikt over utgifter og organisere innsamlingsaktiviteter
• Kulinarisk planlegger å ordne menyer, planlegge måltider, ta kontakt med catering og vurdere lokale restauranter

Sett design for å håndtere dekorasjoner og skilt

Eventdirektør for å planlegge aktiviteter og underholdning

Reunionsekretær for å koordinere kommunikasjon og håndtere henvendelser

Historiker å gi familiebakgrunn når det trengs

Fotograf / videograf for å registrere arrangementet

Hodet husholderske for opprydding

Lag et budsjett- og bokføringssystem.

Begynn innsamling. Store familiegjenforeninger kan bli kostbare for arrangørene, selv når hver deltaker betaler sin egen vei. Her er noen ideer for å hjelpe deg med å avdekke utgiftene dine, eller å finansiere nærvær av avhengige familiemedlemmer eller personer med spesielle behov.

• Hold en familie-eneste tombola, auksjon eller garasje salg der varene til salgs inkluderer bestemor's dyner, hånd-down møbler, barn' kunst eller memorabilia. Koordinere salget på Internett.
• Lag en familiedokumentar ved å bruke filmfremstillingsprogramvare. Skjerm det på gjenforeningen og selg kopier.
• Be om donasjoner fra familien. Sett opp et gjenforeningsnettsted over hvilket donasjoner kan gjøres via en PayPal-konto, en sikker Internett-tjeneste som lar deg sende og motta penger med en kontokonto eller kredittkort med bare en e-postadresse.

Forskningssteder og fasiliteter.

• Ha hendelsene dine direktørforskningssteder som imøtekommer en rekke interesser, alder, fysiske evner og økonomiske ressurser.
• Bakgården grillen kan være det klassiske spillestedet, men vurder minnemagasiner som et cruiseskip eller en dude ranch. Ocean eller innsjø familie resorts er ideelle; Det er ting å gjøre på både vann og på land - aktiviteter for å holde barna opptatt og slappe av muligheter på stranden for voksne.
• Mange ferieområder har en "destinasjonsleder" som kan hjelpe deg med detaljene i din gjenforening. I tillegg utpeker hoteller og feriesteder ofte et medlem av deres salgspersonale som gjenforeningspesialist.

10 måneder før

Fullfør datoen og stedet. Finn ut hvilke fasiliteter som er tilgjengelige: drikkevann, svømmebasseng, grillanlegg, garderober, innendørsrom (i tilfelle regn), piknikbord, etc.

Planlegg innkvartering.

• Lag en liste over lokale overnattingssteder og se om du kan ordne en rabatt på en blokk av rom.
• Ta kontakt med lokale familiemedlemmer for å se om de'd være villig til å være vert for slektninger i deres hjem Kompilere frivillige' navn og telefonnumre i en liste.

Kom opp med en foreløpig gjenforeningskalender, tema og omtrentlig pris per person.

Send lagret e-post eller e-postadresse.

• Ta med en foreløpig gjenforeningskalender, tema, omtrentlig pris per person og overnattingsmuligheter.

Be om informasjon om savnede slektninger.

Be om informasjon om familietradisjoner, oppskrifter og aktiviteter som du kanskje vil inkludere i ditt arrangement.

Be frivillige til å hjelpe med planlegging, eller ta med mat, lage forsyninger, volleyballnett eller andre gjenstander for gruppen's bruk.

8 til 9 måneder før

Kontakt frivillige og utfordre oppgaver etter behov.

Lei en fotograf.

Lei en videograf.

Leieunderholdning -- diskjockey, band eller annen underholdning, hvis aktuelt.

Reserve innkvartering.

8 måneder før

Planlegg hendelser og aktiviteter.

• Sikre fagpersoner eller steder for dine aktiviteter. For eksempel, gjør rafting reservasjoner, reservere et softball felt, leie tur guider eller yoga instruktører.
• Begynn å kjøpe varer du'Trenger du noen form for aktiviteter.

Planlegg og plan måltider. Enten du're gjør en uformell piknik, en utvidet camping tur, eller en helg i Las Vegas, deg'Vil du planlegge en meny og / eller finne rimelige restauranter som kan huse store grupper.

• Lag en liste over alle måltider du har'Jeg skal spise eller maten du'trenger du.
• Tilordne en matvare til hver slektning.
• Kontakt restauranter for å se om de'll plass til store grupper og reservere så hvis mulig.

Fullfør planer for gjenforening favoriserer, video, familiehistorie pamflet eller T-skjorter. Familiemedlemmer vil ha noe å huske denne store anledningen.

• Be et kunstnerisk familiemedlem å designe en T-skjorte, lue, genser eller andre personlige klær.
• Trekk sammen ressurser for din familiehistorie eller video.

Hvis du bestemmer deg for å gi ut favoriserer, er engangskameraer og kampanjer to budsjettvennlige alternativer som kan tilpasses for arrangementet ditt.

6 måneder før

Send invitasjoner.

• Inkluder ferdigstillede tider, steder, kart, veibeskrivelser, overnattingsmuligheter, kostnader og en tidsplan for hendelser.

Inkluder et påmeldingsalternativ for bestemte aktiviteter, om nødvendig.

Inkluder oppdrag for slektninger som har meldt seg om å ta med mat eller andre gjenstander.

Ta med en forespørsel om bilder og / eller historier du vil inkludere i familiehistorikken eller videoen.

Ta med en RSVP-dato sammen med en e-postadresse, telefonnummer eller postadresse som de kan svare på. Be familiemedlemmer å gi innkvartering eller ankomstinformasjon, hvis det er aktuelt.

5 måneder før

Start en liste av de som har bekreftet sin fremmøte, hvor de'Jeg skal bo, og når de'Jeg kommer ankommer.

Reserve utleie utstyr for eksempel et podium, en mikrofon, bord eller stoler.

Start kompilering og skriving din familiehistorie pamflet eller video. Du'Du må fullføre denne fire måneder før reunjonen har tid til å bestille antall kopier du trenger.

3 til 4 måneder før

Lag endelig kjøp.

• Håndverk forsyninger
• Pynt
• Gaver, personlige T-skjorter, engangskameraer eller andre ting du planlegger å gi ut på gjenforeningen
• Annet _______________________________

Bestille kopier av slektshistorie eller video.

To måneder før

Bekreft restaurantreservasjoner og gi ditt siste gjestestimat.

Bekreft med slektninger hvem bringer mat eller andre forsyninger.

Bekreft møteplasser.

Bekreft aktiviteter.

Bekreft soveplasser.

2 uker før

Kontakt restauranter med en endelig gjestetall.

Kontakt noen fagfolk du'har blitt ansatt og bekreft tider, steder og siste gjestetall.

• Fotograf
• Videograf
• Underholdning
• Aktiviteter koordinatorer, instruktører, guider

Gå gjennom den endelige oppgavelisten din.

Kjøp siste øyeblikk dekorasjoner og rekvisita.

Lag skilt og bannere.

Lag ordninger for å donere gjenværende mat til et lokalt hus eller spisekjøkken.

2 dager før

Gjennomgå reunion minutiae med komiteer.

Forbered sluttbetalinger og tips for alle fagfolk og hjelpe deg'har blitt ansatt. Sett disse sammen i separate konvolutter slik at du raskt kan gi dem ut etter behov i hele arrangementet. Husk at du kan sende ekstra tips senere hvis deres ytelse var eksepsjonell. Ellers er en 10 til 15 prosent tips vanlig hvis det'er ikke inkludert i deres kostnad.

Dagen før

Sett opp og pynt.

Få deg noe søvn!

Innen 2 uker etter arrangementet må du:

Skriv takknemmene til spesielle deltakere, slektninger som donerte tid og penger, og andre som bidro til å gjøre arrangementet til en suksess.

Send ytterligere tipspenger og gjenværende sluttbetalinger.

Utvikle film. Pass på at du får CDer laget slik at du kan laste opp bilder til ofoto.com eller shutterfly.com. På denne måten kan andre familiemedlemmer kjøpe kopier av bildene dine.

Doner eller distribuere gjenværende favoriserer, dekorasjoner, familiehistoriebrosjyrer, osv.

Innen 4 uker etter arrangementet:

Oppfølg med videograf og fotograf for å finne ut når materialene er klare til distribusjon.

Send en e-post eller massemelding til alle som deltok, oppsummere festligheter, takke dem for å delta og fortelle dem hvor de kan kjøpe bilder, videoer eller andre oppfølgingsartikler fra arrangementet ditt.