Din sjekkliste for å gjøre middels størrelse familiegjenforening planlegging enkelt

En uke for ukentlig guide for å hjelpe familien til å opprette en familiegjenforening, vil alle ønske å delta.

Oppdatert: 17. juli 2018 Lagre Pin FB Getty Images Fox Spit, Whidbey Island, Washington, USA

En familiegjenforening er en fin måte å samle familien sammen, selv om den vokser og endres. Den'Det er en mulighet til å feire din familie's historie, nylige prestasjoner og nye tillegg. Enten det er en piknik i parken, en strandsidegrill, en statsparksamling eller en sammenkomst i noen's hjem, en riktig planlagt gjenforening vil tiltrekke seg selv de mest opptrådte familiemedlemmene for en ettermiddag med moro i solen.

Hvis du're planlegger en familiegjenforening for rundt 100 personer, deg'Jeg vil begynne planleggingen i seks måneder på forhånd, slik at du kan tromme opp og engasjere noen varamedlemmer for å hjelpe deg med å trekke den av. Her's en sjekkliste for å hjelpe deg og din familie i gang!

6 måneder før

Før planlegging kan begynne på alvor, må du avgjøre hvem som ønsker å delta på en gjenforening. Send ut en familieundersøkelse via e-post for å finne interesse, få en ide om hvor mange folk som vil delta, og finn ut hvilke datoer og steder som ville fungere best. Du bør også spørre om budsjett, slik at du vet hvor mye penger folk er villige til å bruke på arrangementet. Prøv å gi områder for kostnad per person, så det'Det er lett for folk å forstå. Bruk et elektronisk verktøy som Survey Hero til å lage en enkel meningsmåling gratis og dele koblingen med familiemedlemmer. Ved å sette opp onlineundersøkelsen kan du organisere svarene etter hvert som de kommer inn.

Nå'Det er også tid til å avgjøre om gjenforeningen skal skje hos et familiemedlem's hjem eller et annet sted. Reunions holdt hjemme er ofte vert for familien matriark eller patriark, spesielt når bestemor's hjem har spilt en sterk rolle i familiens historie. Boisterous julefester, uformelle Labor Day griller, og til og med oppgraderingsfester kan være fantastiske anledninger for å samle langfylte slektninger og fortabte familiemedlemmer under ett tak. Hvis rommet ditt er noe begrenset, kan du vurdere å lage en familiegjenforening "åpent hus", hvor folk kunne komme og gå hele dagen. Enten du're hosting reunion, eller bestemor er, sørg for at du har hjelp. Oppnå noen pålitelige tanter å lage mat og noen entusiastiske fettere til å organisere aktiviteter. Eller, hvis budsjettet tillater, ansett en caterer for å supplere dine hjemmebakte måltider og for å holde drikken flyter.

Å ha familiegjenforening på et annet sted enn et familiemedlem's hjem betyr ingen familie er ansvarlig for alle arrangementene. Oppgaver kan fordeles over utvidede familiegrupper, noe som gjør det lettere å legge planleggingsbyrden. Det kan også tillate deg å få plass til flere personer enn noen person's hjem kan. Og for å reise familiemedlemmer, kan et sted med andre rekreasjonsaktiviteter gi dem muligheten til å snu reunjonet til en fullverdig familieferie, og få mest mulig ut av reisedollene som blir brukt.

5 måneder før

Be om hjelp og få din reunion-planleggingskomité sammen. Du'Du må finne pålitelige og entusiastiske slektninger som kunne ta ansvar for:

• Finne et sted for arrangementet. Hvis du'Har ikke gjenforeningen hos et familiemedlem's hjemme, deg'Du må begynne å lete etter et sted. Din hjelper må undersøke steder som imøtekommer en rekke interesser, alder, fysiske evner og økonomiske ressurser. Ocean eller Lakeside familieparker er ideelle; Det er ting å gjøre på både vann og på land aktiviteter for å holde barna opptatt og lounger muligheter på stranden for voksne. Mange ferieområder og statsparker har en "destinasjonsleder" som kan hjelpe deg med detaljene i din gjenforening. Ta en titt på våre anbefalinger for 10 flotte steder for en familiegjenforening for å gnist noen ideer.
• Å finne ut mat til arrangementet. Hvis du planlegger en potluck, trenger noen å bestemme menyen, tildele retter og andre matvarer til hver familie. De kan også trenge å ordne ekstra matlaging og / eller grillutstyr på stedet. Eller, hvis du'Ikke planlegger å håndtere all maten selv, din hjelper må finne en caterer.
• Dekorasjoner, invitasjoner og skilt. Å sette en person ansvarlig for trykte materialer vil bidra til å sikre et konsekvent tema for arrangementet.
• Aktiviteter og underholdning. En atletisk slektning kan ta ansvar for volleyballnettet, planlegge spill for barn, og sørg for at musikk er dekket. Krokket, badminton og volleyball er alle gode gruppevirksomheter for ute. Eller spør en fetter å lage et spillrom for barn og planlegger å lagre med brettspill og andre aktiviteter for å holde barna opptatt.
• Familie historie. Å sette sammen et slektstre er en fin måte å innlemme din arv i hendelsen. Du kan også vurdere å lage en liten familie avis for å markere nylige familie hendelser, spesielle fakta og historie.
• Fotografi og / eller video. Du'Jeg vil gjerne registrere dette arrangementet for ettertiden. Vurder å sette opp et nettfotogalleri der alle kan dele bildene sine etter arrangementet eller opprette en konto med en online fotoboktjeneste der du kan lage fotominnesaker for deltakere. 
• Rydde opp. Be om flere folk for denne massive oppgaven!

Vurder å administrere dine frivillige med et verktøy som Signup Genius, som lar deg henvende frivillige og sende gruppemeldinger og oppgavepåminnelser uten å rote opp innboksen din.

Du bør også ha samtaler med planleggingsgruppen om budsjett. Basert på tilbakemeldingene du fikk fra din første undersøkelse, bestem ditt arbeidsbudsjett slik at du kan holde kostnadene i sjakk.

4 måneder før

Forhåpentligvis har komiteen gjort leksene sine! Fire måneder før familiegjenforeningen, planlegger å fullføre følgende oppgaver:

• Fullfør datoen og stedet. Finn ut hvilke fasiliteter som er tilgjengelige: drikkevann, svømmebasseng, grillanlegg, garderober, innendørsrom (i tilfelle regn), piknikbord og så videre.
• Diskuter temaer og mulig tidsplan.

Fullfør planer for gjenforening favoriserer og memorabilia. Enten det's video, en familiehistorie pamflet, eller T-skjorter, familiemedlemmer vil ha noe å huske denne store anledningen. Se hvordan du setter sammen den perfekte familiegjenforeningens velkomstpose. Be et kunstnerisk familiemedlem å designe en T-skjorte, lue, genser eller andre personlige klær. Har komitémedlemmet oppdraget med familiehistorie skissere hva's som trengs for et slektstrær eller video slik at du'vær klar til å gjøre denne forespørselen av familiemedlemmer.

3 måneder før

Med de viktigste detaljene i arrangementet på plass, er det's tid for å få ordet ut offisielt og begynne å låse i detaljene i dagen.

• Send invitasjoner. Du kan bruke en online tjeneste som Evite for å få invitasjoner ut eller sende dem via e-post eller tradisjonell mail. I alle fall bør du inkludere følgende:

Avsluttede tider, steder, kart, veibeskrivelser, kostnader og en tidsplan for hendelser.

Et påmeldingsalternativ for spesifikke aktiviteter, om nødvendig.

Oppdrag for slektninger som har frivillig til å ta med mat eller andre ting.

En forespørsel om bilder og / eller historier du vil inkludere i familiehistorikken eller videoen.

Ta med en RSVP-dato sammen med en e-postadresse, telefonnummer eller postadresse som de kan svare på. Be familiemedlemmer å gi innkvartering eller ankomstinformasjon, hvis det er aktuelt.

Følg opp med frivillige og utfordre oppgaver etter behov.

Planlegg hendelser og aktiviteter. Sikre fagpersoner eller steder for aktivitetene dine hvis det er nødvendig. For eksempel reservere et softball-felt eller leie guider eller yoga instruktører. Hvis gjenforeningen vil være hos noen's hjem, spør slektninger eller lokalsamfunnet ditt hvis du kan låne utendørssporter eller spill for spillrommet. Vurder å ha en TV og videospiller eller DVD-spiller i spillrommet, sammen med aldersmessige videoer for å holde barna underholdt når alle trenger litt ned tid.

Kjøpe elementer du'Trenger du noen form for aktiviteter.

Planlegg og plan måltider.

• Lag en liste over alle måltider du har'Jeg skal spise eller maten du'trenger du.
• Tilordne en matvare til hver slektning. Sørg for å dra nytte av deres matlagings spesialiteter, som tante mai's potetsalat, eller kusine Lynn's blåbær tærte.
• En uformell buffé er trolig den beste tilnærmingen til et hjemreun, bare fordi det tillater folk å spise i skift. Dette er også ideelt hvis sitteplasser er begrenset.
• Hvis du planlegger å ansette en caterer, er det nå på tide å sikre dem. Noen cateringfirmaer vil enkelt administrere kjøkkenet, sørge for at buffeen er påfyllet, og hold drikken flyter, slik at du kan nyte festen.
• Kontakt restauranter for å se om de'll plass til store grupper og reservere så hvis nødvendig.

2 måneder før

Ting begynner å komme sammen og moroa er nær! Hold deg på toppen av disse organisatoriske oppgavene, og du vil være i god form.

• Spor på deltaker detaljer. Start en liste over de som har bekreftet sin fremmøte, hvor de'Jeg skal bo, og når de'Jeg kommer ankommer. Hvis du brukte et elektronisk system som Evite til å sende ut invitasjonene dine, vil det spore RSVPs. Men hold et Google-ark eller Excel-dokument med all annen info som svarene ruller inn.
• Reserve utleie utstyr for eksempel et podium, en mikrofon, bord eller stoler.
• Bekreft restaurantreservasjoner og gi ditt siste gjestestimat.
• Lag endelig kjøp.

Håndverk forsyninger

Pynt

Gaver, personlige T-skjorter, engangskameraer eller andre ting du planlegger å gi ut på gjenforeningen.

Bestille kopier av slektshistorie eller video.

1 måned før

Med 30 dager til å gå før gjenforeningen, bekrefter de første oppgavene på din månedlige oppgaveliste bare informasjonen om planene du allerede har på plass.

• Bekreft med slektninger som tar med mat eller andre forsyninger.
• Bekreft møteplasser.
• Bekreft aktiviteter.
• Bekreft soveplasser.

2 uker før

Nå'er det tid til å sjekke inn med frivillige som har blitt tildelt bestemte oppgaver for å bekrefte tider og den endelige gjestenes telling.

• måltider

Kontakt restauranter med en endelig gjestetall hvis det er nødvendig.

Bestill kaldt kutteplater, kake eller andre festartikler fra din lokale matbutikk eller baker.

Kontakt caterer med en endelig gjestetall hvis nødvendig.

leverandører

• Bekreft detaljer med fotografen / videografen
• Bekreft detaljer med andre tjenesteleverandører som aktivitetsledere eller turistguider

Dekorasjoner og skilting

• Kjøp siste øyeblikk dekorasjoner og rekvisita.
• Lag skilt og bannere.

Rydde opp

• Bekreft frivillige
• Lag ordninger for å donere overlegen mat til et lokalt hus eller spisekjøkken

2 dager før

• Gjennomgå reunion minutiae med komiteer.
• Hent ut leieutstyr, som stoler, bord osv.
• Forbered sluttbetalinger og tips for alle fagfolk og hjelpe deg've ansatt, som catering og ventetiden personalet. Sett disse sammen i separate konvolutter slik at du raskt kan gi dem ut etter behov i hele arrangementet. Husk at du kan sende ekstra tips senere hvis deres ytelse var eksepsjonell. Ellers er en 10 til 15 prosent tips vanlig hvis det'er ikke inkludert i deres kostnad.

Dagen før

• Sett opp og pynt.
• Få deg noe søvn!

Postgjenforening

Etter hendelsen, du'Jeg har noen flere detaljer å ta vare på. Innen 2 uker etter hendelsen, du'må du:

• Skriv takknemmene til spesielle deltakere, slektninger som donerte tid og penger, og andre som bidro til å gjøre arrangementet til en suksess.
• Last opp bilder til en online fototjeneste. Hvis du tok bilder selv, laster du opp bildene til et nettsted som Shutterfly eller Snapfish. I løpet av noen uker kan du dele lenken med deltakere og også be dem om å legge til bildene på albumet du'Jeg har laget slik at andre familiemedlemmer kan kjøpe kopier av bildene dine. Ved å huske alle bildene på ett sted, kan du også lage en fotobok som andre kan bestille, samt en memento av arrangementet.

Doner eller distribuere gjenværende favoriserer, dekorasjoner, familiehistoriebrosjyrer og så videre.

Innen 4 uker etter arrangementet, ta vare på følgende:

• Oppfølg med videograf og fotograf for å finne ut når materialene er klare til distribusjon.
• Send en e-post eller massemelding til alle som deltok, oppsummere festligheter, takke dem for å delta og fortelle dem hvor de kan kjøpe bilder, videoer eller andre oppfølgingsartikler fra arrangementet ditt.