Reunion Tidslinje

Uansett hvilken størrelse din gjenforening vil være, vil vår tidslinje for prøve veilede deg når du planlegger en sømløs hendelse.

Oppdatert: 17. februar 2017 Lagre Pin FB Det er aldri for tidlig å begynne å planlegge.

Familiegjenforeninger kommer i alle former og størrelser. En ting de deler er at de alle krever forhåndsplanlegging. Faktisk må noen familier planlegge en til to år framover, avhengig av størrelsen på klanen og avstandene folk trenger å reise. Jo mer organisert du er, desto jevnere vil det gå. En tommelfingerregel: Når du har valgt en dato, må du spørre om å reservere nettstedet. Deretter skal alle andre elementer falle på plass.

Tenker på å planlegge en gjenforening? Ta kontakt med vår foreslåtte tidslinje og skreddersy den til dine individuelle behov.

2 år til 18 måneder før *

• Få familie konsensus for å fortsette med gjenforening planer.
• Lag en komité for å komme opp med en liste over mulige datoer og steder.
• Speid ut mulige nettsteder.
• Sett sammen en mailing / telefon / e-postliste.

* Merk: Denne mye tid er vanligvis nødvendig for større gjenforeninger eller for de som familiemedlemmer er spredt over hele kloden. For mindre gjenforeninger, som bakgårdsbegriller, kan du kondensere tidslinjen og begynne å planlegge ca. 6 måneder framover.

18 til 12 måneder før

• Send ut en innledende epost som kunngjør gjenforeningen og en foreløpig tid og sted. Be familiemedlemmer å svare hvis de kommer, så du kan få et grovt estimat av deltakere.
• Bestem budsjettet. Kom til en behagelig sum for de aller fleste familiemedlemmer.
• Sette en dato.

12 til 9 måneder før

• Hvis du bestiller et hotell, feriested eller lignende anlegg, reserver plassering eller blokk av rom.
• Organiser komiteer for underholdning / arrangementer, bankett, mat, barnepass, spill osv.

9 til 6 måneder før

• Hvis du planlegger en gjenforening i en park, reserver plass og husly (hvis nødvendig).
• Planlegg gjenforeningskalender og daglige aktiviteter (programmer, høyttalere, prisutdelingen, turer, etc.).

Send ut en annen epostmelding som annonserer om (sluttført) tid og sted for gjenforening, innkvartering, typer aktiviteter, budsjett, registreringsskjemaer (om nødvendig) og en samtale for frivillige.

Lag bankett eller andre arrangementer for store arrangementer.

Kontakt en fotograf (eller deleger et familiemedlem som offisiell fotograf).

5 måneder før

• Dette er god "mellomrom" tid til å slappe av. Få en massasje.
• Stamp ut branner når det er nødvendig (tante glede ble ved et uhell slått av invitasjonslisten. Send invitasjon raskt!).

4 måneder før

• Design og bestill familie T-skjorter, hatter eller andre keepsakes.

Party Favor Ideas

• Bekreft reservasjoner, underholdning, fotograf, matleverandør osv.
• Velg dekorasjoner, spesielt de som krever profesjonell utskrift (for eksempel bannere).

Beregn låner eller utleiebehov (f.eks. Stoler, bord, kjølere osv.). reservere.

Reserve et telt for utendørsaktiviteter (om nødvendig).

2 måneder før

• Send ut oppfølgingskort / påminnelse.
• Utarbeide liste over deltakerne; foreta oppfølgingssamtaler.
• Få frivillige til å sette opp, rydde opp, etc. (for uansett hendelser krever dem).
• Klargjør programmer og tidsplaner.

1 måned fremover

Kjøp (eller tilordne en frivillig til å kjøpe) nonperishable elementer (for eksempel navnekoder, raffle billetter, håndverk forsyninger, dekorasjoner, etc.). For piknik og grilling, vær sikker på å inkludere papirvarer, søppelposer, etc.

For piknik og grilling bestemmer du på menyen. Del opp puslespillet oppgaver.

2 uker før

• Lag en sjekkliste. Ta med liste over frivillige og deres oppdrag.
• Sjekk inn med frivillige og se siste detaljer.
• Bekreft reunionsarrangementer med anlegget.

1 uke fremover

• Last opp kameraer og videokameraer med film / tape / batterier.
• Samle velkomstpakker, navnekoder osv.
• Familie "kokker" bør handle for ingredienser og begynne å lage mat.

Plukk opp eller ha "låntakere" (stoler, kjølere, etc.) levert. Ordne for telt å bli satt opp.

Reunion Dager (e)

• Dobbeltklikk sjekklisten din. Organiser frivillige.
• Kos deg!

Følge opp

• Pat deg selv på ryggen, slapp av og nyt restene.
• Fullstendig bokføring; gjøre opp.
• Ring eller skriv frivillige til å takke dem for deres innsats.
• Send takk notater til stedleder, caterer, hotellpersonalet og andre hvis du'vær glad med tjenestene som tilbys.
• Send oppfølgingskort / nyhetsbrev til hele familien, inkludert de som ikke kunne delta, som beskriver hendelsene i helgen.

• Reflektere og evaluere for neste gjenforening: Hva fungerte? Hva gjorde det ikke't?
• Begynn å planlegge din neste gjenforening.